Тренінг з теми «Організаційний розвиток громадських організацій. Основи  проєктного менеджменту. Написання грантових заявок»  було проведено в онлайн-форматі 20 серпня 2024 року.   На навчання були запрошені члени Громадської ради з відновлення Тягинської громади, члени Діалогової групи  з відновлення Бериславської  громади, представники військової адміністрації Калинівської громади Херсонської області. Під час тренінгу  представники дорадчо-консультативних органів  отримали теоретичні знання та практичні навички з написання успішних грантових заявок, сформували чітке уявлення про структуру проектів від громадських організацій   та  управління проектами.   

Тренери   Володимир Молчанов, експерт ПЦПСД, та Галина Бахматова, прес-секретарка ПЦПСД, поєднували теоретичні та практичні частини тренінгу  для ефективного засвоєння матеріалу. 

Надаємо  короткий конспект головної інформації щодо написання проектів, щоб  ця стаття стала в нагоді для всіх читачів, бажаючих брати участь в грантових конкурсах та в розвитку громадянського суспільства. 

Що таке проєкт? Це тимчасове підприємство, призначене для надання унікальних, соціально-важливих послуг та створення інших корисних для громади продуктів, які буде продукувати  сама громада   за технічної підтримки міжнародних благодійних організацій. 

Які є фази проекту?  Це ініціювання, оборотний основний  цикл, завершення робіт, оцінка результатів та звітування. 

Що таке Піраміда планування? Знизу вверх розташовані  поверхи піраміди:  цінності, місія, візія, стратегія, план проекту, який формує відповіді на запитання: чому ми його робимо? чого ми хочемо досягти? як ми цього досягнемо – що, хто, коли   і яким чином. 

Що таке Аплікаційна форма проекту? Це власне грантова  заявка, яка формує структуру проекту:  яка у нього мета, завдання, актуальність, очікувані результати, план заходів, бенефіціари і стейкхолдери, управління ризиками, забезпечення сталості.  

Як формулювати Проблему та Актуальність проекту? Спочатку треба зібрати з різних   офіційних джерел перевірену інформацію щодо тих проблем в громаді, заради вирішення яких ви пишете свою проектну заявку, з чіткими кількісними та якісними доказами існування цих проблем. Потім необхідно  коротко перерахувати всі заплановані вами заходи по проекту, в різних сферах діяльності, які будуть впливати на вирішення проблем. І на завершення  треба довести  актуальність свого проекту власними висновками,  пояснити, яким чином всі заплановані вами заходи зможуть подолати або зменшити  вище вказані проблеми.  

Мета проекту заявляє про  якісні зміни в житті, які відбудуться завдяки проєкту;  завдання  прописують методи, етапи та  шляхи досягнення мети. 

Стейкхолдери проекту – це  всі особи, які діями чи бездіяльністю впливають чи можуть вплинути на перебіг виконання проєкту. 

Бенефіціари  проєкту – це всі люди, хто отримає  вигоду та користь від результатів проєкту. 

Що таке заходи по проєкту? Це діяльність, яка здійснюється послідовно чи паралельно, і яку можна виокремити; всі заходи  повинні мати вимірюваний результат  з індикаторами виконання та доказами,  з відповідальними особами та графіком. 

Що таке змістовний звіт після завершення проєкту? Це модифікована проєктна заявка, де плани перетворюються у повідомлення про їхнє виконання, з посиланням на індикатори у вигляді додатків.  Фінансовий звіт –  це модифікований бюджет,  де план витрат стає звітом про їх здійснення з індикаторами – первинними бухгалтерськими  документами.        

На допомогу авторам майбутніх грантових заявок тренери надали практичні поради 

у вигляді певних правил  (формул)  формулювання основних  розділів проекту.

Назва проекту повинна вказувати на головну дію проєкту та на його бажаний  кінцевий результат, сформований дуже узагальнено; назва має відповідати на питання: спочатку  - що ми хочемо зробити, а потім  - заради чого? 

Наприклад: «Діалог та співпраця влади і громади заради відновлення громад Херсонської області: розвиток демократії участі»  

Мета проекту формулюється за такою лінгвістичною формулою: спочатку дієслово доконаного виду з додаванням  (це узагальнено сформульоване те, заради чого ми написали проєкт, наше надзавдання, наша головна мрія в рамках цього проєкту, наш кінцевий загальний результат проекту), далі слово-зв’язка «шляхом», далі -  віддієслівний іменник (наприклад, «створення», «організація», «проведення», «навчання»  тощо) з додатками (це дуже узагальнено сформульовані завдання для досягнення мети, методи, заходи, шляхи, кроки тощо). 

Формула мети: "Що зробити і для чого?"  - шляхом  - "Якими засобами це зробити?" 

Наприклад: «Сприяти залученню жителів двох обраних громад  Херсонської області (Бериславська та Тягинська) після деокупації  до процесів відновлення шляхом посилення демократії участі (вплив громадян  на розвиток   своїх громад)»  

*** Перша частина мети – це узагальнений результат,   якого ми бажаємо досягти, щоб подолати виявлені проблеми в громаді; 

***Друга частина мети – це узагальнені завдання, шлях до результату, себто в описі завдань нижче в тексті проекту ми пояснимо, яким чином і якими конкретними діями та методами ми власне і виконаємо оце заявлене в другій частині мети «посилення демократії участі». 

Завдання проекту: перелік основних послідовних етапів, кожен з яких може складатися з кількох заходів, використовувати  різні методи, робити по декілька кроків на шляху до досягнення мети.  

Наприклад:  «Для виконання мети – виконуємо поставлені завдання:   

1. Створення та обладнання хабів для проведення діалогових платформ як постійного місця для комунікації активних громадян та представників влади 
2. Створення постійно діючих діалогових груп для проведення платформ для обговорення  та формування планів відновлення 
3. Підвищення спроможності місцевих ОГС через навчання та коуч підтримку в реалізації місцевих ініціатив
4. Побудова діалогу у форматі влада - громадськість для вирішення ключових проблем громад, Посилення впливу громадян на прийняття рішень». 

Коротка інформація про проект, в рамках якого проводиться тренінг 

Проект «Сприяння залученню жителів Тягинської громади до процесів відбудови» був розроблений громадською організацією «Причорноморський центр політичних і соціальних досліджень» в рамках Програми "Демократія і належне врядування"  Міжнародного фонду «Відродження». Мета проекту: сприяти швидкому та ефективному відновленню Тягинської сільської громади Херсонської області шляхом активного залучення жителів до розробки та широкого обговорення відповідних програмних документів; підвищення фахового рівня посадовців місцевої влади  та активістів. План роботи   по проекту включає наступні дії: діагностика стану проблем Тягинської громади та можливостей залучення громадян; створення громадської Ради з відновлення;  підготовка проекту комплексного  Плану відновлення громади; Консультаційний центр з питань місцевого розвитку, відновлення та розвитку громадянського суспільства; серія навчальних тренінгів для представників місцевої влади, військової адміністрації   та громадських активістів. 

Таким чином, Тягинська громада активно долучається до загальноукраїнських процесів відновлення держави в кожному населеному пункті за допомогою громадських експертів та міжнародних донорів. 

Матеріал підготовлено в рамках проекту ПЦПСД «Сприяння залученню жителів Тягинської громади до процесів відбудови»   за підтримки Міжнародного Фонду «Відродження». Матеріал представляє позицію авторів і не обов’язково відображає позицію Міжнародного фонду «Відродження».

 Галина Бахматова